PGB administratie bijhouden: Tips voor mantelzorgers

Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar de administratie van een Persoonsgebonden Budget (PGB) kan een flinke klus zijn.

Als mantelzorger regel je de zorg voor je vader, moeder of partner, en dan moet er ook nog van alles geregeld worden op papier. Het voelt soms als een tweede baan. Goed nieuws: het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste aanpak houd je het overzicht, voorkom je fouten en houd je tijd over voor wat echt telt: de persoon die je verzorgt.

Wat is een PGB eigenlijk en waarom is de administratie zo belangrijk?

Een Persoonsgebonden Budget (PGB) is een geldbedrag waarmee je zelf zorg inkoopt. In plaats van dat je naar een vast thuiszorgbedrijf gaat, kies je zelf je hulp.

Dat kan een professionele wijkverpleegkundige zijn, maar ook een buurvrouw die helpt met douchen of een gespecialiseerd bedrijf voor domotica installatie. Het budget komt van de Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning), de Wet langdurige zorg (Wlz) of de Zorgverzekeringswet (Zvw). Waarom is die administratie zo cruciaal?

Omdat je zelf opdrachtgever bent. Jij bent verantwoordelijk voor de uren, de facturen en de kwaliteit.

De Sociale Verzekeringsbank (SVB) beheert het geld, maar jij stuurt aan. Een fout in je urenstaat kan leiden tot een onterechte terugvordering. Dat wil je voorkomen. Bovendien moet je kunnen aantonen dat het geld besteed is aan de afgesproken zorg. Goede administratie is je veiligheidsnet.

De kern: hoe je je PGB-administratie slim bijhoudt

Stap 1: begin met een map. Een echte, fysieke map met tabbladen.

Of een digitale map op je computer. Noem het ‘PGB 2024’.

Binnen die map maak je submappen: ‘Facturen zorgverleners’, ‘Urenstaten’, ‘Contracten’, ‘Correspondentie SVB/Wmo-loket’ en ‘Bonnetjes overige kosten’. Elke zorgverlener die je inhuurt, heeft een schriftelijke overeenkomst nodig. Dit is wettelijk verplicht. Zet erin: naam, adres, soort zorg, aantal uren per week, het uurtarief en de looptijd.

Een voorbeeld: een thuiszorgmedewerker voor 4 uur per week persoonlijke verzorging tegen €28 per uur.

Zonder contract geen recht op betaling uit het PGB. Het hart van je administratie is de urenstaat. Dit is een simpel Excel-sheet of een formulier dat je zelf maakt.

Per dag vul je in: datum, starttijd, eindtijd, soort werk (bijv. ‘douchen en aankleden’), en de naam van de zorgverlener. De zorgverlener tekent de urenstaat wekelijks of maandelijks.

Zonder handtekening kan de SVB de uren weigeren. Betaal nooit zomaar een factuur.

Controleer eerst of de uren op de factuur overeenkomen met de getekende urenstaat. Is het bedrag correct? Betaal via de bank en vermeld bij de overschrijving altijd het factuurnummer en de naam van de zorgverlener.

De rol van de SVB en je zorgkantoor

Dit maakt het traceren voor de SVB eenvoudig. De SVB is je financiële partner.

Zij betalen het PGB-bedrag maandelijks aan jou uit. Jij betaalt vervolgens de zorgverleners.

De SVB controleert steekproefsgewijs. Zij vragen om je urenstaten, facturen en contracten.

Zorg dat je deze direct kunt aanleveren. Een digitale map op een tablet of laptop werkt hier perfect voor. Je zorgkantoor of het Wmo-loket van je gemeente is verantwoordelijk voor de toekenning. Zij bepalen hoe hoog je budget is.

Bij een indicatie voor levensloopbestendig wonen kan dit bedrag flink oplopen, vooral als er ook aanpassingen aan huis nodig zijn.

Houd de brieven van het zorgkantoor goed bij. Ze bevatten belangrijke data en bedragen.

Varianten: verschillende soorten PGB en kosten

Er zijn verschillende bronnen voor een PGB, en dat bepaalt je administratie. Een PGB vanuit de Wmo (bijvoorbeeld voor huishoudelijke hulp of begeleiding) is vaak kleiner.

Een PGB vanuit de Wlz (voor langdurige zorg) kan aanzienlijk hoger zijn. De maximale vergoeding hangt af van je indicatie. Prijzen voor zorgverleners variëren.

Een professionele wijkverpleegkundige kost al snel €30 - €45 per uur. Een particuliere hulp (niet via een groot bureau) is goedkoper, rond €20 - €25 per uur.

Let op: je mag alleen zorg inkopen die past bij je indicatie. Een scootmobiel aanvragen via het PGB is bijvoorbeeld niet standaard; dat loopt via de Wmo met een eigen bijdrage. Naast zorg mag je ook hulpmiddelen kopen.

Denk aan domotica (slimme sensoren, een alarmsysteem) of woningaanpassingen zoals een verhoogd toilet of een traplift. De kosten voor een traplift lopen uiteen van €2.000 tot €6.000, afhankelijk van het type trap.

Je hebt hiervoor wel toestemming nodig van je zorgkantoor of gemeente. Soms is een vergoeding mogelijk, soms moet je het uit het PGB betalen.

Een specifieke kostenpost zijn de provisie of bemiddelingskosten. Als je een zorgbureau inschakelt, rekenen ze soms een percentage over het budget. Vraag hier duidelijk naar. Een transparante offerte is essentieel. Bij kleinschalige zorg (zoals een bekende die helpt) zijn deze kosten er niet.

Praktische tips voor mantelzorgers: zo houd je het vol

Maak er een routine van. Plan wekelijks 1 uur in om je administratie bij te werken.

Zet een alarm op je telefoon. Op maandagochtend bijvoorbeeld, met een kop koffie erbij. Dan staan de uren van het weekend nog vers in je geheugen.

Gebruik slimme tools. Lees ook eens hoe het PGB-portaal voor budgethouders werkt; dit helpt je bij het overzichtelijk bijhouden van uren en facturen.

Deze koppelen soms direct aan de SVB. Handig voor als je niet zo technisch bent.

"Een goede administratie is je veiligheidsnet. Het voorkomt financiële problemen en geeft rust."

Een simpele spreadsheet werkt ook prima, maar een app is vaak overzichtelijker. Bewaar alles digitaal én fysiek. Scan bonnetjes en facturen in en sla ze op in je digitale map. Bewaar de originelen in je fysieke map.

De SVB mag tot 7 jaar terug controleren. Een brandwerende kluis is geen overbodige luxe, vooral als je waardevolle documenten hebt liggen.

Houd rekening met de eigen bijdrage. Voor Wmo-zorg betaal je een eigen bijdrage via het CAK. Deze bedraagt maximaal €19 per maand.

Voor Wlz-zorg is de eigen bijdrage inkomensafhankelijk. Zet deze bedragen apart in je administratie, zodat je weet wat je netto overhoudt.

Vraag hulp als je het niet redt. Er zijn gratis cursussen voor mantelzorgers over PGB-administratie. Ook kun je een goede PGB-administrateur vinden via gespecialiseerde boekhoudkundige diensten, zoals PGB-Boekhouding of ZorgAdmin.

De kosten hiervoor zijn aftrekbaar van de belasting. Soms is het waard om uit te besteden, zodat je zelf je handen vrij hebt voor de zorg en gebruikmaakt van de verplichting van de gemeente om mantelzorgers te ontlasten.

Controleer je budget regelmatig. Log in op je MijnSVB-omgeving en check je saldo. Zit je nog ruim onder je budget?

Dan kun je eventueel extra zorg inkopen, zoals meer uren begeleiding of een scootmobiel. Zit je op de limiet?

Dan moet je keuzes maken. Voorkom onverwachte tekorten. Sluit je administratie af aan het einde van het jaar.

Verzamel alle documenten, maak een overzicht van de totale besteding en lever dit in bij de SVB. Zij controleren en geven een eindafrekening. Zonder problemen? Dan start je het nieuwe jaar weer schoon.